איך לארגן קובץ משימות

נתחיל מהסוף. כמו שדיויד אלן אומר, אנחנו רוצים שהמוח שלנו לא יהיה עסוק בשאלה המתמדת של "מה אני אמור לעשות עכשיו", אלא שנדע בדיוק מה הכי כדאי שנעשה עכשיו – בסדר עדיפויות נכון – ונעשה את זה.
זה הסוד להתנהלות יעילה ואפילו מדהימה. פשוט? לא וכן. לא עד כדי כך פשוט, וכן, אפשר להגיע לזה.

קובץ ״פעולות הבאות לביצוע״

אם אתם מכירים את מערכת ניהול הזמן של דיויד אלן (״לגרום לדברים לקרות״) – מהספר שלו, ממדריך ניהול הזמן שלי או מהסרטונים שלו או שלי – אז אתם מכירים את המושג ״קובץ פעולות הבאות לביצוע״. זה קובץ אחד שמרכז את כל הצעדים הבאים בכל הפרויקטים שלכם (אישיים או עסקיים). כלומר, התשובה ל״מה לעשות עכשיו?״ אמורה להיות שם.

המלצה ראשונה: לצאת מהנייר

צעד קטן אחורה. לפני שנה שמעתי שפרופסור באחת המעבדות בטכניון הכריז על ״מעבדה ללא נייר״. הוא קנה לכל אחד מהסטודנטים אייפד, והם סיימו עם הנייר. אין בכלל. באותו הרגע החלטתי שתוך כמה חודשים לא אעבוד עם ניירות כלל. במקום לשרבט משימות ונתונים שונים על ניירות אלו ואחרים, ואז יש לי שולחן מבולגן ומעצבן, יהיו לי רק קבצים בדרייב. אפילו לא על המחשב. רק גוגל דרייב. העברתי את הכל. כל חשבון לתשלום נסרק ונשמר מיד, ועובר לארגז ניירות הטיוטה לילדים. אם אני משתתפת בכנס מחלקים ניירות, אני מבקשת שישלחו לי למייל. למעשה אחרי שסיימתי עם הנייר אני כמעט לא צריכה שולחן כתיבה. אז יש לי קובץ של ״משימות הבאות לביצוע״ והכל מרוכז שם.

בעיה נפוצה: קובץ המשימות ארוך מדי

אם עשיתם את זה, עשיתם צעד גדול קדימה. והרבה מכם כבר עשו. ואז אתם נתקלים בבעיה הבאה: הקובץ הזה פשוט נוטה להפוך לארוך מדי. אז בקלות מצאתי את עצמי עם 60-100 משימות, שכולן, עקרונית, הן הצעדים הבאים לביצוע. יופי. שוב יש בלגן. אמנם במקום אחד, אבל בלגן. ואני מסתכלת על הרשימה הארוכה, ולא בא לי לעשות שום דבר משם, ואני גם מפספסת דברים שהיו חשובים אבל התערבבו בין דברים (רק קצת) פחות חשובים. בעיקר, זה לא כיף. זה נותן תחושה רעה כל הזמן, שאני לא עומדת בקצב.

פתרון ראשון – לסרב להרבה דברים

רוב המאמר הוא לא על זה, אלא על איך לארגן את הקובץ עצמו. אבל זה כמו בסידור בית. הפטנט החשוב ביותר לבית מסודר ונעים הוא להפטר מהרבה חפצים. אותו דבר כאן. בעצם הרבה מהמשימות שלנו לא צריכות בכלל להיות על השולחן שלנו. הן מיותרות או לא מספיק יעילות. כמה מילים על זה בסרטון:

פתרון שני: לחלק את הקובץ לקטגוריות

היה יום שבו הבנתי שאני צריכה לעשות סדר בקובץ, וזו משימה לא מבוטלת. זה לקח לי בערך שבועיים. חשבתי וארגנתי שוב ושוב עד שהגעתי לקטגוריות הנכונות. הן נכונות עבורי, ויש פה חיפוש של כל אחד. אבל אני אשתף מה עבד לי.

הכי דחוף – אני קוראת לזה "בהקדם"

דבר ראשון שדי ברור שצריך לקבל קטגוריה נפרדת, הוא – משימות דחופות. באמת דחופות. אלו שצריכות לקרות היום-מחר. הן חייבות להיות מסומנות בנפרד, כדי שלא נפספס. כאן, לטעמי, אמורים להיות כתובים לא יותר מ – 3-4 דברים. אם יש שם המון דברים דחופים יש מצב שכל צורת העבודה שלנו לא נכונה.

וגם, למדתי לקרוא לזה "בהקדם" ולא "דחוף". לי זה יותר כיף לקרוא את זה. המילה "דחוף" מרגישה כמו מישהו שדוחף אותי. לא כיף.

רמת הדחיפות הבאה – כדאי בקרוב

זה לא באמת מאוד דחוף, ולכן גרוע מאוד לערבב את זה עם הקטגוריה הקודמת. זה להלחיץ את עצמנו סתם. זה לא חייב לקרות היום, אבל כן, באמת כדאי בקרוב.

למשל, כרגע אוגוסט, ואני יודעת שיש דברים שבהחלט כדאי שיהיו באתר שלי לפני ספטמבר. זה לא דחוף ברמה של דקות, לכן זה לא מופיע ישר על ההתחלה, אבל גם לא כדאי לזרוק את הדברים האלה נמוך מדי בקובץ, ברעיונות עסקיים כלליים. כן יש כאן חשיבות לזמן.

רעיונות עסקיים

עוד קטגוריה שצריכה להיות נפרדת היא רעיונות עסקיים, או רעיונות לחתירה קדימה, או דברים שהם רעיונות טובים, אבל לא חייבים לעשות אותם כרגע. זה הקצה השני של הסקאלה מאשר הדחופים. מצד אחד, אנחנו רוצים לכתוב אותם, כי אחרת הם יתעופפו לנו בראש ויזמזמו כמו זבובים (דימוי של נירה רוסו, שקוראת לרישום כזה ״לכידת זבובים״), מצד שני, אם הם מתערבבים ברשימת הדחופים יותר הם יוצרים פריטים שנתעלם מהם שוב ושוב בקריאת הרשימה – כי זה לא דחוף כרגע – וסתם יעצבנו אותנו.

רעיונות למאמרים

עוד סוג נפרד של משימות קשור לפעילות היצרנית או היצירתית שלכם. כשאתם עושים את העבודה שלכם, אבל לא את הסוג שמשלמים לכם עליו – אלא את הסוג שמניע אתכם קדימה (אצלי אלו הם סרטונים ומאמרים, וכמובן הספר שלי), מה אתם רוצים לעשות? גם כאן בטח יש לכם רשימה של רעיונות. זה דומה לרעיונות עסקיים, אבל זוהי קטגוריה בפני עצמה, של דברים לא גדולים, שאתם יכולים לעשות כאשר יש לכם זמן מתאים לפעילות כזו. לי, למשל, לפעמים יש כמה שעות ללא שיחות, ואני במצב רוח טוב לכתיבה, ואז אני צריכה קטגוריה נפרדת בדיוק לרגעים האלה. אני נכנסת לקובץ, מקבלת רעיונות, וכותבת או מקליטה משהו. אם זה יתערבב ברשימה הכוללת, אז כמו רעיונות עסקיים – זה סתם יטריד אותי. זה הרי לא דחוף. אבל זה צריך להיות רשום.

פולואפ

פולואפ – מעקב – הוא עוד סוג נפרד. שלחתם למישהו מייל עם שאלה, אתם מחכים לשמוע מקולגה, או כל מהלך אחר שיזמתם וכרגע ממתין. לא צריך לעשות משהו כרגע, אבל זה צריך להיות רשום כדי שלא יטריד אתכם. ומדי פעם בודקים מה יש שם ברשימה, והאם מישהו צריך תזכורת נוספת, או שצריך לפעול בכוון אחר.

החלטות וחשיבה

עוד סוג משימות שאנחנו לא רוצים שיתערבב ויפריע ברשימה הכללית, ויסתיר דברים דחופים, אבל רוצים שיהיה כתוב כדי מדי פעם לגשת אליו ולקבל כמה החלטות (שהן התקדמות חשובה ביותר. משהו שלמדתי טוב מהספר ״עסקים מחוץ לקופסה״). זה מקום טוב לגשת אליו לפני שהולכים לשטוף כלים, למשל (לקחת החלטה אחת ולהפוך בה בזמן השטיפה), או לקראת שיחה עם מאמן או קולגה.

חומרי קריאה מומלצים

כשאתם רוצים להזמין איזה ספר, או לצפות באיזה סרטון, אתם לא זוכרים מה המליצו לכם. זה בדיוק המקום לרכז את זה.

פרויקט מיוחד

אם אתם עובדים על פרויקט מיוחד כלשהו, למשל עם כמה אנשים נוספים, הגיוני לרכז את המשימות שלו בקטגוריה נפרדת. שלא ילכו לאיבוד מצד אחד ושלא ישתלטו לכם על כל הרשימה מצד שני. ומתי שאתם מחליטים שהגיע הזמן לעבוד על הפרויקט הזה, אתם יודעים בדיוק מה לעשות.

לא דחוף אבל צריך

מין רשימה כללית כזו, לא דחופה אבל גם לא לגמרי חופשיה כמו רוב הקטגוריות כאן. גם הרשימה הזו, עדיף שלא תהיה ארוכה מדי, אחרת שוב יש בלגן. אם היא מתארכת אולי צריך לפתוח קטגוריה חדשה או למחוק חלק מהמשימות ולהחליט שלא הולכים לעשות אותן וזהו.

כך נראה הקובץ שלי, למשל

הקובץ שלי נראה כרגע משהו כמו:

בהקדם (4 דברים)

-לחזור ל… שצלצלה ורצתה אימון
-לשלוח חשבוניות ל…
-מיילים ל… לגבי השיעור ביום רביעי
-האם המפגש אצל … מתקיים?

לא דחופים אבל צריך (11 דברים – טיפה ארוך)

-לנסות לפתוח קורס ש… ביקשה ממני
-לשתף פוסט מהדף העסקי שלי בפייסבוק
-להכניס כמה אנשים שקנו את הספר ממני לא דרך האתר לרשימת התפוצה
…

חגיגת האביב (כנס שאני מארגנת. כרגע יש כאן 8 משימות בשבילי)

ולמחרת חיסלתי את כל זה

דברים לשפר באתר (13 כוונים. זה בסדר שזה ארוך, כי לא חייבים לעשות הכל מיד)

-לעבור שוב על סדר המאמרים
-לשנות את הדפים שמדברים על קורס התמקדות – כי לא נפתח כרגע
-לעדכן את הדפים המרכזיים החלק האנגלי
…

החלטות וחשיבה

-האם להשאיר בדף הנחיתה של הספר את האופציה להזמין פרק ראשון
-האם להוריד את הדף שמפרסם את קורס ההתמקדות
-האם להשקיע כסף בעדכון החלק האנגלי של האתר שלי ולתרגם עוד מאמרים
-מה לעשות עם החלק של שאלות ותשובות שלא מעודכן, האם זה חשוב

פולואפ

-כמה אנשים שרצו לקבוע שיחות נוספות, חזרתי אליהם, מחכה לתשובות
-כמה קורסים בחו״ל שצריכים לחזור אלי עם תאריכים

ניוזלטרים שצריכים לצאת
רעיונות עסקיים (20 רעיונות)
רעיונות למאמרים (15)

יש פה בערך 100 דברים לעשות בתקופה הקרובה. לא כולם הכרחיים. אבל כשיש לי זמן לעבוד, ולפי מצב הרוח, אני יכולה לבחור במה להתמקד.

השקעה טובה של זמן

בכל מקרה, כדאי להשקיע זמן ואנרגיה בארגון הקובץ שלנו. זה לגמרי שווה את ההשקעה, יוצר סדר, תחושה טובה ועוזר להתקדם בקלילות. בכל פעם שאני מרגישה עומס אני, דבר ראשון, עושה סדר בקובץ המשימות שלי.

איך אני יכולה לעזור אישית

ניהול זמן הוא נושא עמוק ביותר. זה לא רק  טכניקות. והתגמול אדיר.
אם אתם יכולים לנהל את הזמן והאנרגיה שלכם היטב, אתם יכולים לחיות חיים שאתם אוהבים.
אני כנראה יכולה לעזור:

• להבין ולדייק את היעדים והכוון שלכם
• לזהות מה באמת עומד ביניכם לבין שימוש מעולה בזמן
• לפתח רוגע וריכוז מהפנטים
• דברים אחרים שאישית נבין שהם רלוונטיים

דברו איתי!