אימון ניהול זמן לעו"ד עסוקה

כבר מזמן למדתי, שמהקול בטלפון אני לא יודעת דבר. חסרון אישי שלי, או שפשוט ככה זה? בכל אופן, אני תמיד מופתעת כשאני פוגשת את האדם עצמו. ולכן אני מאוד מתרגשת לפני שאני פוגשת אנשים בפעם הראשונה, וההתרגשות שלי נמשכת גם בזמן הפגישה. קצת כמו דייט ראשון. יש לפני אדם חדש, שלא הכרתי, ובכל שניה אני לומדת עוד ועוד עליו.

אז את מי פגשתי הפעם? אישה אלגנטית וחייכנית, עצמאית מצליחה, במקצוע חופשי. בהחלט מעוררת התפעלות. אני שמחה, כי יהיו לי אתגרים. ההצלחה תמיד מאתגרת יותר מן הכשלון, זו התפיסה שלי. לפתוח עסק זה בד"כ די קל. אבל לקדם עסק מצליח, אהה, זה יכול להיות מאתגר. אותו דבר עם אנשים. לקדם אדם מצליח זה אתגר שאני שמחה לקחת על עצמי.

לאן את רוצה להגיע?

אז מה שלומך? אני שואלת. מה המצב שאת עומדת בו, ולאן היית רוצה להגיע בעזרת האימון?

אני עובדת המון, היא אומרת. אני מרגישה חוסר איזון וחוסר שליטה. אני לא אוכלת טוב, ולא ישנה טוב. אני בודקת דוא"ל כל 5 דקות. אם אני קמה בלילה במקרה, אני מסוגלת לעבור ליד המחשב ולבדוק הודעות. אין לי סדר יום, אין לו"ז. לא ברמה היומית, ולא ברמה השבועית. אני רוצה שגרה. אני אוכלת ליד המחשב, ומרגישה סמרטוט. אין לי חיי חברה, אין לי משהו שאני עושה לנפש. אני גם מתמסרת ללקוחות יותר מדי. וזה ככה שנים, ואני מקטרת על זה שנים.

סדר יום עמוס ולא יעיל

בסדר. בואי נשמע קצת פרטים. ספרי לי על היום שלך. ספרי לי על אתמול.

קמתי ב – 5:40, עייפה. התחלתי לארגן את התיק של ביתי לגן. ישבתי בלחץ, להתכונן לפגישה של 8:30. אח"כ נסעתי לפגישה, ואחריה ברצף, פגישה נוספת. לא אכלתי דבר, מהבוקר ועד שחזרתי הביתה, אחרי 17:00. כשחזרתי, טרפתי אוכל ליד השיש, בזמן שבישלתי. הרגשתי גרוע. שיחקתי עם הילדה בערך חצי שעה, ואז התחלתי להכין לה ארוחת ערב, תוך כדי בדיקת מיילים. בערב הגיעו אורחים, ובזמן שהיו פה עוד דיברתי עם לקוחה. ב – 11 בלילה חזרתי לעבוד על המחשב, אבל מרחתי את הזמן. עניתי על דוא"ל פחות חשוב, ולא עבדתי על העבודות שאני צריכה לבצע. היתי גמורה לגמרי והלכתי לישון בערך ב – 1. שמתי שעון מעורר ל – 5 בבוקר למחרת, אבל קמתי רק ב – 6. תמיד בבוקר אני מקווה לקום מוקדם ולעבוד, אבל אני עייפה מדי, אז אני רק מסדרת את הבית.

לא עומדת בלו"ז עם לקוחות, ואז מפצה אותם יותר מדי

ויש גם ימים אחרים. ימים שבהם אין לי פגישות מחוץ לבית. ביום כזה, רוב הזמן שלי הולך על גלישה, דוא"ל לא חשוב, שיחות ארוכות עם לקוחות, ועבודות בית. ב – 4 אחה"צ אני נכנסת ללחץ, שלא הספקתי כלום היום, והנה אצטרך לעבוד שוב בערב ובלילה. לפעמים ביום כזה בן זוגי ואני הולכים לים, וזה כיף. יש לנו קשר מצוין.

אני מפגרת בלו"ז, ואז מתחילה לפצות יותר מדי

עוד משהו שמפריע לי, הוא הקשר עם לקוחות. אני יודעת שאני מקצוענית, והעבודה שלי נהדרת. אבל הרבה פעמים אני מפגרת בלו"ז, ולא מכינה ללקוחות את מה שהבטחתי להכין, בזמן. ואז אני גם לא עונה לטלפונים שלהם. ואח"כ, כשזה כבר מוכן, אני מרגישה שאני צריכה לפצות אותם, ומתחילה לתת מעל ומעבר. אני גם לא יודעת איזה קשר אני בדיוק רוצה עם הלקוחות. קצת "דיסטנס" היה עוזר. למשל, שלא יכתבו לי הודעות טקסט לנייד. זה מפריע לי. אבל אני מאוד חמה, אני חברה של אנשים. החמימות גם כיפית לי ומושכת אותי. ככה אוהבים אותי וממליצים עלי. אלו הם החברים שלי בעצם. אבל אז אני מרגישה שאין גבולות, ופגישות נמשכות הרבה יותר מדי זמן, ושאני נותנת יותר מדי.

גם נושא הדוא"ל בעייתי. אני עונה כל הזמן, לכל הודעה. אני עונה באריכות מדי, ועובדת המון על התשובה.לפעמים כל היום יכול לעבור מול הדוא"ל. כל הודעה כזו מייצרת לי עבודה, ואני עובדת ככה כל היום, על בלת"מים. תחושה גרועה.

אני עונה לכל הודעת דוא"ל

תוכנית עבודה לשבוע

בסדר! התחלתי להבין איפה אנחנו עומדות. בואי נגבש תוכנית עבודה לשבוע הזה, ונראה איך זה ילך. נקבע ככה: בזמן העבודה, כלומר בזמן שהילדה בגן: בלי TV, ובלי גלישה שלא קשורה ישירות לביצוע העבודה.

נתחיל לעבוד עם תוכנית. תוכנית גדולה של כל הפרויקטים בקוים כלליים, ותוכנית שבועית, שכוללת תוכנית יומית לכל יום. בכל יום חמישי את עובדת על התוכנית השבועית לשבוע הבא. בתחילת בוקר העבודה, 10 דקות לפחות של תכנון יום העבודה, על פי התוכנית השבועית והיומית. מהם הדברים הכי חשובים? הדברים שתהיה תחושת הישג אם תסיימי אותם. בסוף יום העבודה – 10 דקות אחרונות מוקדשות לסגירה. מתי הדברים שלא עשית יעשו? והתוכנית הזו תהיה בתיק כל הזמן, כדי שתוכלי להבטיח הבטחות שאת יכולה לעמוד בהן, ולעדכן אותה כל הזמן.

הדוא"ל משתלט על כל היום

אסטרטגיה לנושא הדוא"ל. אני שואלת, באיזו תדירות סביר לענות ללקוחות על הודעות דוא"ל? פעם ביום, היא עונה. בסדר. אז לפי התוכנית היומית, בזמן שקבעת שיוקדש לקריאת דוא"ל, את קוראת את כל ההודעות, ולא עונה לדבר. את משבצת בתוכנית השבועית או היומית שלך את הזמן שבו תבצעי את המטלות שכרוכות בהודעות הללו. את משבצת לעצמך מתי תעני להודעות. כשאת מגיעה לענות עליהן, תתחילי מדקה עצירה, לחשיבה. "דקת דומיה", היא אומרת. כן, דקת דומיה. מה צריך לענות? ובאיזה אורך? נתחיל ליצור הרגלים אחרים שקשורים לדוא"ל. היא אומרת שהיה עוזר לה גם להקדיש שעה בכל ערב לבדיקת דוא"ל, כדי לפנות את זה מבוקר המחרת. בסדר. קבענו ב – 8 בערב שעה לבדיקת דואל. קריאת הודעות, שיבוץ המטלות, אם המטלה קטנה ותכנס בשעת העבודה הזו – לבצע אותה, ולא לשלוח את התשובות. רק פעם ביום נשלח תשובות ללקוחות. ככה לא יתחיל סחרור של הודעות ועוד הודעות. הכל יהיה מרוכז.

ללכת לישון מוקדם יותר

במשך היום, אם עולים דברים שאת רוצה לעבוד עליהם באימון, רשמי אותם במחברת האימון. במשך כל היום, רשמי את מה שעשית. כדי שנדע בדיוק מה קורה. ב – 10:30 – הולכים לישון, בלי צפיה ב – TV. איזו שעת קימה נראית לך סבירה? 6:30. בסדר. ובבוקר, לבצע כמה שיותר מעבודות הבית, שלא יעמדו בדרכך אח"כ. בהצלחה!

פגישה שניה. אין תוצאות, היא מכריזה. אין תוצאות? זה מעניין. הרי היה משהו השבוע, לא? אז למה שהוא לא יקרא תוצאה?

בואי נשמע. איפה כן היה שיפור השבוע? אני הרבה יותר מודעת למה שאני עושה, ושמחה עם התהליך שלי. היה שיפור בשעות השינה. מאוד השתדלתי ללכת לישון מוקדם, במקום ב – 1, הלכתי לישון ב – 11:30 או 12:30. במהלך השבוע, יותר חשבתי על מה דחוף ומה לא דחוף. צפיתי פחות ב – TV.

ומה נשאר אותו דבר? לא עבדתי עם התוכנית. היתי צריכה לכבות המון שריפות, שיצרתי בשבוע הקודם. המשכתי את אותו הדפוס. היה לי חשש, שאבזבז הרבה זמן על ארגון, ולא ישאר לי זמן לעבוד. אני פוחדת שזה יוביל אותי לעבוד יותר בלילות. אבל כיביתי את השריפות, ואני מרגישה רגועה יותר עכשיו, שיכולה להתחיל את השינוי.

יותר עניינית עם לקוח חדש ראשון

איך היה הקשר עם הלקוחות? הגיע אלי לקוח חדש, והיתי יותר עניינית איתו, ומקצועית. אפילו בן זוגי שם לב לזה. לא ברור אם זה בגלל האימון, או בגלל הסגנון שלו עצמו. הזמנתי לביקור חברתי לקוחה אחרת, זה נכון, אבל יש לי אינטרס שם, אני מרוצה מזה.

אפילו בן הזוג שם לב לשינוי

אני חושבת שקשה לאלף אותי, היא אומרת. קשה או קל, את זה נראה בהמשך.

לבלות באמת או רק לצפות בטלויזיה?

יש עוד נושא שמפריע לי מאוד בארגון הזמן שלי. יש מספר ערבים בכל שבוע שבן זוגי עובד מחוץ לבית, ואני לבד בבית, אחרי שהילדה הולכת לישון. ואז אני צופה ב – TV עד 11 בלילה, ורק אז מתחילה לסדר את הבית, ובסוף אני הולכת לישון ב – 2 בלילה, וקמה למחרת מוקדם, עייפה. מגעיל אותי כמה שאני צופה בטלויזיה בערבים הללו. מה היית רוצה שיהיה בערבים הללו? היתי רוצה לסדר את הבית אחרי ארוחת הערב, לעבוד שעה לקראת יום המחרת, ואז לעשות משהו כיפי, קצת צפיה בטלויזיה או קריאה, וללכת לישון ב – 11, כדי לקום רעננה למחרת.

מה מרויחה ומה מפסידה מהצפיה בטלויזיה כל הערב?

בסדר. יש לי תרגיל מתאים. תרגיל קלאסי באימון. בואי נרשום טבלה עם שני טורים. הרווח מניהול הערב הפנוי שלך בצורה כזו, והמחיר. את הרי לא עושה את זה סתם, יוצא לך משהו מזה. ואת לא מתלוננת על זה סתם, כי את מפסידה משהו. אז בואי נבדוק. פתחי את המחברת שלך ותתחילי לרשום. היא כותבת, ואני מחייכת לעצמי. תמיד תמיד יוצא משהו מכמה דקות כאלה של שקט עם עצמנו, של חשיבה מרוכזת על העניינים שלנו. בסדר, מה יש בטבלה? בואי נשמע ונראה אם יש משהו להוסיף. התועלת תמיד מגיעה מהסעיפים שחושבים עליהם אחרונים. פחות מאלו המיידיים. נתחיל מהמחיר, שהוא בד"כ גלוי יותר. מה המחיר של לבלות את הערב הזה בצפיה בטלויזיה במשך שעות רבות, ואז ללכת לישון מאוחר כל כך? המחיר: רגשות אשם, עייפות מתמשכת שהורסת יום שלם אח"כ, תסכול על חוסר השליטה, אוכלת אוכל לא בריא בזמן הזה, ביתי מפסידה כשאני עייפה למחרת. והרווח? את הרי לא עושה זאת סתם? עבדנו כמה דקות על הרשימה של הרווח: כיף, פינוק, פורקן. כיף להיות לבד. אני נהנית להרגיש אגואיסטית, למרוד, לעשות מה שבא לי ומה שאסור. עכשיו אנחנו מסתכלים על שני הטורים, המחיר והרווח. זה רגע שאני אוהבת באימון, תמיד יש פה הפתעות. מה את מרגישה, אני שואלת? מה את חושבת לעצמך? היא אומרת: זה לא חייב להיות זה על חשבון זה. אני יכולה להשיג את כל הרווח הזה, בלי לשלם את המחיר הזה.

יופי. אז מה נתכנן לערבים הללו? מה יכול להיות פינוק, ולהיות אגואיסטית, ולהיות לבד? אני מציעה כיף שלא קשור למילים. מה דעתך על מוסיקה טובה? ואמבטיה? ואוכל טוב שהוא לא ממתקים? ובלי צפיה בטלויזיה בכלל. אם עולה תחושה שלילית, שבד"כ אנחנו מטביעים בצפיה בטלויזיה, את יכולה לרשום אותה במחברת.

מתחילה ליצור סדר בעבודה

פגישה שלישית. קרו הרבה דברים טובים. אחרי האימון הכנתי תוכנית שבועית ודו שבועית. לא מספיק הסתכלתי בתוכנית, אבל היה טוב שהיא בכלל היתה קיימת. בתחילת השבוע, אחרי האימון, כשנכנסו עבודות, שיבצתי אותן בתוכנית. סידרתי את התיקיות על שולחן העבודה שלי, סידרתי את סביבת העבודה. נעים לי. שיבצתי כל מיני משימות שהיו נראות לי כמו בלת"מים, אבל ראיתי שאפשר לשבץ אותן. היתה עבודה מסוימת שהיתי צריכה לבצע שהיתה תלויה בקבלנים, והפעם ניהלתי אותם יותר מאשר היתי עושה בעבר. היתי יותר מחויבת לעמוד בלו"ז שלי.

לא שמרתי על סדר היום שקבעתי לעצמי. כשנכנסה משימה חשובה ב – 5 אחה"צ, כן ישבתי והתחלתי לבצע אותה מיד. בדקתי הודעות דוא"ל כל הזמן, כי זה היה חשוב באמת. אני עדיין סובלת מנזקים של עיכובים שגרמתי לפני שהתחלנו להתאמן, אבל אני הולכת וסוגרת את הפערים.

יותר אחראית עם לקוחות

עם לקוחות, היתי יותר אחראית. אני יצרתי קשר איתם במקום שהם ינסו להשיג אותי. אני מתחילה להתקדם בעניין של לעמוד בזמנים כלפי לקוחות. יש עכשיו לקוחות חדשים שאני מתחילה לעבוד עבורם, ואני רואה שאני נוטה לגלוש לעבר לעבוד רק בלחץ לפני קו הסיום. אבל כבר התחלתי שונה, דאגתי שהקביעות שלי הפעם יהיו יותר מתאימות לי. אני יותר בתקשורת איתם, ופחות מנסה כל הזמן לרצות.

מתחילה לעמוד בזמנים כלפי לקוחות

יש לי תחושה שאם היתי מתחילה מאפס, בלי משימות שאני כבר מפגרת בלו"ז איתן, יכולתי לעבוד בצורה מסודרת. אבל אני יודעת שזה לעולם לא יקרה. כשאני שומעת אמירה כזו, כמו "זה לעולם לא יקרה", אני עוצרת, מסתכלת בעיניה. נותנת לאמירה הזו להשתהות רגע באויר. את יודעת? באמת?…

ומה היה עם הערבים לבד בבית? ציפיתי והתרגשתי לקראת הערב הזה. ציפיתי להפתיע את עצמי. בפועל, חגגתי על הדפוס המוכר. אולי מסיבת סיום, או פרידה. כמו "ממחר דיאטה". אבל לא ממש. צפיתי פחות בטלויזיה, אכלתי רק מעט ממתקים. גלשתי רק מעט, והלכתי לישון ב -12 בלילה, בהחלט שיפור. אני כבר יותר מודעת. והפנים שלך (סאלי) מרחפים מול עיני. צחקנו.

סיכמנו על 10 דקות של כתיבה אסוציאטיבית ליום. תרגיל פשוט שעוזר מאוד להרבה אנשים.

לנהל קבלנים יותר ביעילות

פגישה רביעית. אני מקרה אבוד, היא פותחת ואומרת. אני קוראת את סיפורי האימונים שלך, ואני רואה קו שעולה לכל אורך האימון. אצלי זה לא עולה. גם אצלך זה עולה, אני אומרת לעצמי בלב, רק שאת רוצה להשיג עוד המון דברים. שזה טוב.

אז מה היה לנו השבוע? עבדתי לפי התוכנית בחלק מהימים. ואני עדיין מכבה שריפות. סגרתי פער גדול שהיה בעבודה שהתעכבה, ועכשיו הסתיימה. בערבים החופשיים אני מרגישה שלא מצליחה לנטוש את ההרגלים הישנים, אבל זה לא גרוע כמו פעם. הלכתי לישון בחצות, שזה כבר לא מזיק ליום הבא. ארגנתי מחדש את סדרי העדיפויות של פרויקטים אחרים אישיים, כדי לפנות את הזמן הקרוב ולסיים את כל העבודות שצריכות להסתיים. אני עובדת טוב עם קבלנים שעובדים עבורי, מנהלת אותם יותר ביעילות.

יש עוד משהו שמפריע לי, ההתנהלות סביב פגישות. אני מאריכה אותן יותר מדי. אני נותנת ללקוחות לקבוע את משך הפגישות. אני רוצה להיות יותר יעילה בפגישות, לסיים את העבודה שלי מהר ולקבל את התשלום. אני בהתחלה מתעכבת ולא עומדת בלו"ז, ואח"כ מרגישה שאני צריכה לפצות אותם עם פגישות ארוכות והתמסרות מוגזמת.

מתחילים לעבוד ב"התמקדות

התחלנו ללמוד את נושא ה"התמקדות", ותרגלנו. היה לי מעניין, היא אומרת. הכל מרגיש יותר ויזואלי כאשר אני עוצמת עיניים. דברים מורגשים בצורה יותר ברורה.

פגישות חמישית עד תשיעית. השבועות הללו יותר טובים. אני עובדת יותר לפי התוכנית. גם כשאני לא מצליחה להצמד לתוכנית, עצם זה שהיא קיימת ושאני עובדת לפיה חלקית, יוצר כבר שקט. יש לי תחושה שאולי אצליח מתישהו להצמד לתוכנית. יש מעט ימים שבהם לגמרי צמודה לתוכנית, ואז זה עובד טוב. אני עובדת כמו שאני רוצה. אני הולכת לישון מוקדם כל יום, וזה מצוין. כתבתי הרבה, והגעתי למסקנות מעניינות.

למדנו ותרגלנו התמקדות בכל פגישה, ועלו נושאים בסיסיים שקשורים לכל הנושא של העבודה והלקוחות, ולהיות עצמאית בכלל.

יוצאת מן הסבך

אני תמיד יוצאת מהורהרת מן הפגישות שלנו, היא אומרת. יש לי תחושה טובה, שדברים מתקדמים. אני אופטימית. יש לי תחושה שאני יוצאת מן הסבך. משבוע לשבוע התחושה יותר טובה, יותר רגועה. יש הרבה הקלה. יש פה משהו טוב. אני יותר מודעת למה שאני עושה. פחות אימפולסיבית, יותר מתוכננת. וזה לא מספיק לי – אני רוצה יותר מזה.

מפגישה לפגישה אנחנו מדברות על נושאים יותר יסודיים. כמו באימונים רבים, החלק הראשון מוקדש לכיבוי השריפות. להרגעת המצב המשברי – גם אם אין משבר גלוי ודרמטי, יש איזו תחושה של משבר, של משהו שכבר לא עובד טוב בכלל. ולוקח כמה פגישות כדי לצאת מהמצב הזה. אחר כך אפשר להתחיל לעבוד על הנושאים היותר משמעותיים, שהביאו בכלל למצב הזה.

פגישה עשירית. אנחנו מסכמות על הפסקה באימון, לכמה שבועות, ואח"כ נעבור לנושאים אחרים. בינתיים נסכם את מה שעשינו עד כאן. אז מה היה לנו? מה השתנה ביומיום?

אני עובדת עם התוכנית ועם רשימות, וזה מתמיד. אני כותבת הודעות דואל לא ארוכות מדי, אבל עדיין בודקת הודעות המון פעמים. בערבים הפנויים אני הולכת לישון מוקדם, אם כי הערב לא נראה ממש כמו שהיתי רוצה. משהו בתחושה ובדיבור עם לקוחות פחות מרצה. אני יודעת שאני עושה עבודה נפלאה, וכבר לא מרגישה שחייבת להם מעל ומעבר. אני יותר עומדת בלוחות הזמנים. אני כבר לא קמה מוקדם מדי בבוקר. אני עושה במהלך יום העבודה עצירות של ריכוז ותכנון, ורוצה לעשות יותר עצירות כאלה. ובכל זאת: אני רוצה יותר. אני רוצה להיות מכונה! יופי. אז יש הרבה התקדמות, את כבר עומדת במקום אחר לגמרי, ועדיין, יש עוד עבודה. כמו תמיד.

נ.ב. בהמשך שיתפה אותי בהמשך התהליך הזה.

היא לוקחת על עצמה פחות עבודות, מבצעת אותן טוב יותר, וגובה תשלום גבוה יותר.

היא עובדת בצורה מסודרת ומובנית יותר עם קבלני משנה.

גם כאשר שוב יש שבועות של עומס, היא עובדת בצורה מסודרת יותר, ללא אותה תחושת מחנק וכאוס שאיתן הגיעה.

מדריך ניהול זמן במתנה

אגב, כתבתי מדריך ניהול זמן, כאן מקבלים במתנה:

 

 

אולי יעניין אותך גם: