העקרונות האישיים שלי לניהול זמן ויעילות

לקוחה כתבה לי וואטסאפ:

הי! מה שלומך? תכתבי מאמר איך את מחלקת את הזמן. כמה אחוז זה פגישות, עבודה פרונטלית. כמה אחוז זה כתיבה שיווקית, שיווק בפועל, תחזוקה של אתר, שיחות שיווק ומכירה ללקוחות. וכמובן כמה פנאי – תחביבים וספורט. מסקרן אותי ללמוד ממך כי אני תופסת ממך כמישהי יעילה שמנהלת טוב את הזמן.

התחלתי לחשוב. אני יודעת שאני מספיקה לא מעט. מצד שני, אני לא עובדת כמו שהיא כתבה. אין לי הגדרת אחוזי זמן או תוכנית מדוקדקת לעבודה. שיחות אימון יכולות להכנס מעכשיו לעכשיו, או שפתאום יש מוזה מיוחדת לכתיבה, שתדחק הצידה תוכניות אחרות. אבל יש לי עקרונות. הגעתי למסקנה שהיעילות שלי נמצאת יותר בעקרונות מאשר בתוכנית מדוקדקת.

כותבת כאן על היעילות האישית שלי. זה לא מתכון, ובטח לא מתאים לכולם – זה איך שעובד לי.

1. להפשיט משימות למהות

אני מנסה להבין ולהגדיר מה הדברים החשובים בכל תחום. משקיעה מחשבה בזה. מצמצמת משימות ומפשיטה אותן למהות שלהן. זה עוזר לי לא להתבלבל בפרטים מיותרים ולא להזניח מה שחשוב. מבחינת ילדים הכי חשוב למצוא קצת זמן קרבה איתם בכל יום. מבחינת העסק הכי חשוב לוודא שכל מי שרצה לקבוע איתי שיחה קבע, ולחזור ללקוחות חדשים. משם אני מתקדמת הלאה. אם יש עוד קצת זמן, אני יודעת מה הבא בתור. אם צריך לוותר על דברים, אני יודעת על מה אפשר לוותר.

אני גם מנסה להוריד סטנדרט לכל מה שלא מהותי. אם תכננתי לצאת לריצה אבל אכלתי יותר מדי – לא נורא. ארוץ לאט יותר או קצר, העיקר שיצאתי.

2. להשאיר שוליים

אני משאירה שוליים. יש ימים של הספק עצום – שיחות, כתיבה, סידורים. ויש ימים שאני משאירה כמעט ריקים. אני עושה דברים כמו לטייל באתר שלי ולחשוב מה צריך לעשות שם. לקרוא, להסתכל ברשימות ישנות של רעיונות. יוצאת לסידורים בשמש (דואר, מכולת). יום מהסוג הראשון יתן תוצאות שוטפות. יום מהסוג השני יתן צעדים מחשבתיים קדימה.

3. מערכת ניהול זמן של GTD

יש לי מערכת ניהול זמן לפי GTD פחות או יותר (לפי הספר של דיויד אלן – Getting Things Done). היומן (גוגל קלנדר) פשוט וברור – רק פגישות, לא משימות. כל המשימות כתובה בצורה מסודרת בקובץ, ואני צמודה אליו. כל משימה שנכנסת נרשמת שם מיד. אם היא נשארת בוואסאטפ/מייל, תוך כמה שעות היא תעבור משם לרשימה.

4. להחליט מהר ולשנות החלטות לאט

משתדלת להחליט מהר, לא לדחות החלטות אם אפשר, להתיעץ אם צריך, ואז לא לזגזג. לשמור עליהן, למשל למשך שנה. זה חוסך אנרגיה, ואין התלבטויות כל הזמן. היו שנתיים שבהן החלטתי להתמסר לכתיבת הספר, ולא לשווק קואצ'ינג כמעט בכלל. בשנים אחרות החלטתי החלטות הפוכות. זה יוצר תוכנית עבודה די מובנית. למשל, אני כותבת וואסאטפ אחד לקבוצות כל יום, לא משנה מה קורה. משתדלת לפרסם פעמיים בשבוע בפייסבוק ולתחזק את הניוזלטרים מדי פעם, כך שימשיכו ברצף מדי שבוע. כל יום אימון ספורט אחד לפחות, שייק ירוק וסלט ירוק. מה שאומר שעל הרבה דברים אין לי התלבטויות ומו"מ עם עצמי.

זה קשור גם לפשטות. אם הבנתי מה עובד עבורי טוב, אני יכולה לחזור על זה שוב ושוב ולא צריכה להמציא את הגלגל כל פעם מחדש. ריצ'רד קוק מדבר על זה בספרו "עקרון 80/20":

מנהלים אוהבים מורכבות, אבל העסקים עצמם אוהבים פשטות.

אני משתדלת לשמור על פשטות במשימות שלי.

5. שקט ויזואלי

תיבת המייל שלי ריקה כמעט אם לא לגמרי, בוואסאטפ מופיע על המסך רק מה שאני רוצה לראות. כל שאר הצ'טים הם archived. שולחן כתיבה ריק, מקסימום נייר או שניים שאטפל בהם בזריזות. מעט מאוד חלונות פתוחים בדפדפן – 4-5 מקסימום. כשאני בפגישה, רק שניים. כשכותבת מאמר, כנ"ל.

6. כל המשימות יחד בסל

אני משתדלת לתחזק את כל התחומים יחד. מסתכלת על היום והשבוע שלי ומשתדלת להכניס את כל מה שחשוב – מכל התחומים. מקצה זמן וחשיבות לשטיפת כלים ולכתיבת וואסאטפים במידה שווה. אם עשיתי דבר אחד, אני לא מלקה את עצמי על כך שלא עשיתי משהו אחר.

7. הזמן ברור לי

ברור לי מה אני עושה בזמן מסוים. אם אני בשיחה זה כמובן ברור. או שאני כותבת. קוראת ספר. עונה לוואסאפים. עושה מעבר על פייסבוק. זה ברור לי.  אני מתחילה משימה ומתרכזת רק בה עד שאני מסיימת, או זונחת אותה לגמרי, או מחליטה שמספיק לעכשיו, ואז אנ רושמת לעצמי בחזרה ברשימת המשימות איפה להמשיך. כמו ילד שמוציא צעצוע מהמדף ומחזיר.

8. דיאטת מידע

אני קוראת מעט. משתדלת לקרוא ספר בחודש. מעט גלישה. ניוזלטרים בודדים. יש לי רשימה מצומצמת של המלצות קריאה ממתאמנים או קולגות שאני מעריכה ביותר, ומדי פעם אני בוחרת את הדבר הבא לקרוא. סדרות בכלל לא בלופ אצלי. לא רק שאני לא רוצה להקצות לזה זמן. אלא שאני לא רוצה לעסוק בכל מיני נושאים שלא קשורים אלי ולא בחרתי לעסוק בהם. מה שלא חשוב לי לקרוא, אני לא שומרת לאח"כ. לא אקרא אח"כ. רוב המיילים לא רק שלא ראויים לקריאה, הם בטח לא ראויים לתיוק אלא להסרה מיידית מרשימת התפוצה.

אנשים שואלים אותי,

מה, את לא מכירה את המאמן/מנטור/גורו הזה והזה? הוא כותב מדהים!

אז לא, אני ממש לא מכירה את כולם ולא קוראת את כולם. קוראת במשורה.

אנשים גם מתפלאים לפעמים למה אני לא רוצה לראות סדרות. צפיה הפכה למילה כמעט נרדפת למנוחה. אבל עבורי היחס בין המחיר לתמורה של סדרות נמוך ביותר. כתבתי עוד על סוגי מנוחה כאן. בגדול ספורט עובד עבורי מעולה כניקוי ראש. כל סוג.

9. לנצל סלוטים קטנים

יש דברים שאפשר לעשות בדקות. אם יש לי זמן קצר, או טיפה חשק בלילה, אני בודקת ברשימה שלי, מה אפשר לעשות עכשיו. מצד שני, אם אפשר, אני משתדלת לעשות איגוד – collating. לאחד יחד משימות מאותו הסוג. אם אני מקליטה סרטונים, אני משתדלת להקליט הרבה יחד. אם אני משלמת חשבונות, אנסה לשלם כמה יחד.

10. להשקיע מספיק זמן במה ששווה

אני מוכנה להשקיע מספיק זמן בדברים. ביום כיפור אחד, לפני בערך 10 שנים, שאלתי את עצמי מה אני יכולה לעשות ביום המיוחד הזה. החלטתי לנסות להקים יומן פגישות שבו לקוחות יכולים לקבוע עצמאית פגישות איתי (סקרנים? כך זה נראה). עשיתי מנוי למערכת כזו והתיישבתי לסדר את זה. לקח לי  6 שעות. לא ידעתי אם זה שווה את המאמץ או לא, אם לקוחות בכלל ירצו כזה דבר או לא. לא ידעתי על אף אחד בארץ עם כזה דבר. אבל החלטתי לנסות והתמסרתי לזה. זה היה אחד הדברים היעילים ביותר שעשיתי. תעבורת המיילים שלי (לא היה אז וואטסאפ) ירדה בשני-שליש בערך.

מאמצים דומים אחרים לא הניבו פירות. אבל אני מוכנה לנסות.

11. "אני נח מעבודה אחת כשאני עושה עבודה אחרת"

אמר ברנרד שואו. באירוע משפחתי לפני כמה שנים, כולם יצאו לטיול אופניים ארוך. כשהם חזרו עייפים, אחרי הרבה שעות, קרוב משפחה שלי אמר שהוא יוצא לריצה. הסתכלתי עליו: עכשיו? כן, הוא אמר, אלו שרירים שונים, זה ישחרר לי את הרכיבה.

אני עושה את זה עם כל דבר – משלבת פעילויות מסוגים שונים כך שאני נחה מאחת כשאני עושה אחרת. בד"כ אני משתדלת שההפסקות שלי מעבודה יהיו של ספורט או עבודות בית. חוץ מזה, אני לא מניחה אוטומטית שאני עייפה אחרי שעשיתי משהו. אולי דווקא יש לי אנרגיה למשהו אחר, שווה לבדוק.

12. עדיפות למה שמכביד

מזהה מה מכביד עלי רגשית ונותנת לו עדיפות. לפעמים זה שונה מסדר העדיפויות הרציונלי. אבל זה ישאיר אותי קלה. אם אני מזהה משהו חשוב שאני דוחה – משתדלת לתקוף מהר.

13. לוותר על הרבה דברים

יש המון דברים שעפו מחיי ומהרשימות שלי. כולל דברים טובים וחשובים. אני לא באינסטגרם ואני לא בלינקדאין. לא הגעתי לזה עדיין, לא מלקה את עצמי וגם לא מנסה לדחוס באינסופיות. בשלב כלשהו ויתרתי על הוצאת הספר שלי באנגלית למרות שהתרגום היה כמעט מוכן. אני לא יכולה לעשות הכל, והגעתי למסקנה שזה לא יהיה רווחי ולא חשוב לי מספיק. תמיד זוכרת את המשפט של סת' גודין –

When I want to get better at something, I ask myself what I am willing to get worse at.

אם אני מכניסה פרויקט חדש, פרויקט אחר צריך קודם להסתיים או לזוז הצידה.

14. סלחנות

סופר-סלחנית לעצמי. משפטים כאלה שגורים בפי:

• It comes with the territory
• It's a small price to pay
• זו מכה קלה בכנף
• בעוד שבוע אני אשכח מזה
• מי שעושה הרבה טועה הרבה

וכך הלאה. קיבלתי קנס מהירות של 750 ש"ח – שילמתי וזהו. קרה. בד"כ אני משתדלת לנהוג רגוע, הפעם לא שמתי לב. ביי ביי.

15. להשקיע באוטומציה

הרבה מהמיילים שאני צריכה לכתוב מוכנים לי מראש בגוגל דוק. כל מה שלקוחות כותבים נמצא בתיקיות שלהם בג'ימייל, משתמשת ביומן ממוחשב (גוגל קלנדר). השקעתי הרבה עבודה באוטומציה, וזה משתלם. עושה את רוב הקניות באינטרנט מאז שביתי הבכורה נולדה – מעל 17 שנה. יש לי שני רובוטים שמנקים את הרצפה – אחד שואב והשני שוטף. עכשיו קניתי שלישי לחלונות. אני משקיעה גם בכישורים – למדתי היטב הקלדה עוורת בעברית ובאנגלית – ובכל מה שמגביר יעילות. משקיעה זמן לסדר מיילים, מועדפים בדפדפן, הסרות מרשימות תפוצה וקבוצות בפייסבוק.

16. שחור ולבן, בלי גווני אפור

כשהבת שלי נולדה והיניקתי אותה, החלטתי להיניק בכורסה ולא במיטה. לא רציתי שכל הלילה יהיה רצף של גווני אפור שבין ערות לשינה. יהיו לי שחור ולבן, החלטתי. ישנה היטב או ערה.

אותו דבר היום עם עבודה. אני עובדת או שאני נחה ומבלה ((ספורט, קריאה, חברים, משפחה). כמעט שאין לי זמן שבו אני מפוזרת והזמן בורח לי. כדי להשיג את זה אני עושה ספורט וישנה הרבה (8-9 שעות בלילה). כך שכל זמן העירות שלי יהיה עירני, חד ומהנה. כשאני עובדת אני רק עובדת, בלי להתפזר. מצד שני, כשאני נחה או מבלה, אני מתמסרת רק לזה. לא צמודה לטלפון (הוא לרוב מנותק מהרשת) ולא ממהרת, בתוך הזמן שקבעתי לי. לפעמים אני שמה התראה כדי שאדע מתי נגמר לי הזמן הפנוי, בלי לבדוק כל פעם.

אנשים שמכירים אותי בפעילויות פנאי – ריצה, יוגה, חברים – כמעט לא קולטים שאני עובדת הרבה. כשאני איתם אני נינוחה.

17. מצב רגשי טוב

השורה התחתונה של הכל, כנראה. יש לי כמה סשנים בשבוע עם קולגות שאנחנו עושים זה עם זה קואצ'ינג ופוקוסינג. אני משתדלת לעבד את כל הנושאים הרגשיים שעולים לי במהלך החיים – בעבודה, ביחסים, עם המציאות המשתנה (קורונה, הדמוקרטיה שלנו…) וכל מה שקורה. כך שאני רוב הזמן לא מוצפת רגשית אלא להיפך, במקום טוב, ויכולה לגשת לעניינים בקלות ובדרך כלל בנינוחות.