להביט למשימות בעיניים

היום פגשתי בחורה מקסימה, יפה וחכמה. היא באה אלי עם בטן ענקית של חודש שביעי, חולצה בירוק תורכיז עליז ואודם אדום עדין. יש לה כמה עניינים שהיא רוצה לקדם, אבל הכי דחוף לה לסיים שתי עבודות סמינריוניות עד הלידה, כדי לקבל את התואר הראשון שלה.

מסתבר שזה נושא פופולרי לאימון. היא כרגע האדם השלישי שמתאמן איתי על זה. כשמישהו מגיע עם מטרה כזו, הדבר הראשון שאני עושה הוא לתחקר אותו על מהות המשימה. מה בדיוק צריך לעשות, וכמה זמן עומד לרשותו. בהתחלה חשבתי שזה עניין טכני. אנשים צריכים לספר לי מה המשימה, כדי שאוכל לדעת אם הם מתקדמים או לא.

ההגדרות שלנו מעורפלות

ואז הבנתי שיש פה משהו מהותי הרבה יותר. מסתבר שרובנו, כאשר אנחנו עומדים מול משימה גדולה שמסיבה כלשהי דוחה או מפחידה אותנו, פשוט לא מגדירים אותה. לא פורטים אותה לפרוטות. לא חושבים מה בדיוק היא כוללת. ובטח ובטח שלא יושבים ומעריכים כמה זמן באמת היא תיקח, וכמה זמן יש לנו. מסתפקים במחשבות מעורפלות כמו "צריך לקרוא את החומר ואז לכתוב את העבודה" ולפעמים אפילו רק "צריך לעשות את העבודה". כמה זמן זה יקח? הרבה. אולי יהיה מזל ולא הרבה. וכמה זמן יש לי להשקיע? צריך להגיש עד ספטמבר. "עד ספטמבר" נשמע טוב, אבל אם אני עובד במשרה מלאה וגם מטפל בשני ילדים, יתכן שעד ספטמבר לא יהיה לי אפילו יום עבודה פנוי אחד, אם לא אשנה משהו בחיי.

אז מה המשימה בעצם כוללת?

אז אנחנו יושבים וכותבים. כמה ספרים צריך לקרוא? כמה עמודים יש בכל אחד מהם? כמה מאמרים צריך לקרוא? האם צריך לקרוא הכל, cover to cover, או שאפשר לרפרף עליהם? כמה עמודים צריך לכתוב בעבודה? האם יש עוד שלבים, כמו הגשת טיוטות למנחה וקבלת תיקונים? כמה סיבובים של תיקונים צפויים להיות? ועכשיו לגבי הזמן. מה קצב הקריאה של אותו אדם בספרים מסוג זה? ומאמרים? וכתיבה? ובדיקה? ותיקונים? ואז מנסים להעריך את ההיקף הכולל של העבודה, מבחינת הזמן.

ומה "תקציב" הזמן?

הלאה. כמה זמן עומד לרשותנו? באילו שעות ביום רגיל של השבוע אנחנו יכולים להשקיע? וביום שישי? ובשבת, למי שלא שומר שבת? בשלב הזה אנשים מתחילים לעמוד במציאות. פה מתברר לרוב האנשים שהם בכלל לא משריינים לעצמם מספיק זמן לעבודה, כי הם אופטימיים מדי. למעשה קשה לומר שהם אופטימיים, כי אופטימיות היא כשיש לך הערכה, אבל היא חיובית מדי. כאן לא היתה הערכה כלל, והזמן הוקצב למשימה בהתאם למה שנוח לעשות – והרבה פעמים לא הוקצב מספיק. לאנשים נוירוטים ולחוצים במיוחד (או בוגרי טכניון, שזה כמעט אותו דבר) יכול להסתבר ברגע הזה שהם הקציבו לעצמם פי 3 מהזמן שהם צריכים, ואפשר להרגע קצת.

זהו. מפה זה רץ

באימונים מסוימים, פה מסתיים חלק חשוב של העבודה שלי. עצוב מאוד בשבילי לגלות שאנשים לא צריכים לככב אצלי על מסך הסקייפ שנים (ואז הייתי אולי בונה מזה ממ"ד), אלא שתוך כמה פגישות הדברים מתחילים לרוץ. ועכשיו כשחשפתי את אחד הסודות שלי, אתם יכולים לעשות את זה בעצמכם, בלי לשלם לי אגורה.

מדריך ניהול זמן במתנה

אגב, כתבתי מדריך ניהול זמן, עם הנושא הזה ועוד. כאן מקבלים במתנה.

אולי יעניין אותך גם: