כלים טכנולוגיים לעבודה אונליין – לטכנופובים

כלים טכנולוגיים לעבודה אונליין – לטכנופובים

 

לא רק בעידן הקורונה. יש לטכנולוגיה הרבה מה להציע לנו! אם זה מרתיע אתכם, אני מציעה לבדוק – האם זה גם קצת מושך אתכם? או שאולי פשוט אין ברירה. העולם מתקדם – ואתם יכולים להיות חלק מזה.

במקור היתי טכנופובית

אנשים  כבר לא מאמינים לי היום, אבל במקור היתי טכנופובית. ממש. פחדתי לדבר בסקייפ. פחדתי לנסות תוכנות חדשות. דחיתי את זה, לא באמת רציתי. ומצד שני, גם נמשכתי לזה. ראיתי שיש דברים שאנשים מתלהבים מהם, ואני לא מבינה. אז התחלתי ללמוד. כל פעם דחפתי את עצמי ממש קצת. לא למהפכות שלמות. אלא כל פעם ללמוד דבר אחד חדש שיעזור לי.

לגייס עזרה

היום אני מודה שכל הנושא קל וזורם לי, אבל זה לא תמיד היה כך.

בד"כ גייסתי עזרה. מחלתי על כבודי וביקשתי ממישהו שידריך אותי. לפעמים זה היה בן זוגי. לפעמים זה היה חבר או חברה אחרים. ביקשתי שיעמדו לידי ויראו לי איך משתמשים בסקייפ, למשל. לאט לאט השתכללתי, ועדיין, הרבה זמן ידעתי שאני צריכה תשומת לב מיוחדת לנושא. לשים לב שאני נמשכת לנסות משהו וגם פוחדת. לא לבטל את הפחד. לחשוב אם זה באמת כדאי לי. לקבוע מתי אני אנסה את זה. לנסות את זה. אם יש בעיות – לחשוב מי יעזור לי, ולקבוע איתו. בקיצור – התייחסתי ברצינות לפיתוח הטכנולוגי האישי שלי.

ואגב, לא חייבים להיות טכנולוגיים, אבל גיליתי כמה שימושים כל כך טובים, שבאמת באמת שיפרו את איכות חיי ואת איך שהעסק שלי עובד, אז אני חולקת. הנה כמה דברים שאני משתמשת בהם וממליצה עליהם. מי שלא היה טכנופוב מעולם, או מתחת לגיל 30, לא לצחוק עלינו בבקשה אם זה נראה לכם קצת בסיסי. יש כאלה שצריכים ללמוד את זה.

שיחות וידאו – מערכת בשם Zoom

https://www.zoom.us

סקייפ זכור לי כדבר שפחדתי ממנו במיוחד, ואפילו חשבתי שמאמנים שעובדים דרך הרשת הם שרלטנים. כמה שנים אח"כ אני כמעט חיה בסקייפ, או ליתר דיוק – במערכת טובה פי כמה – Zoom. המערכת חינמית לשיחות של אחד על אחד, ולא חינמית (אבל אדירה) אם אתם רוצים להדריך קבוצות.

הכל התחיל מזה שהבנתי שלגור בחיפה לא שונה כל כך מלגור בטימבוקטו. שוב ושוב לקוחות פוטנציאליים התאכזבו לדעת שאני לא גרה במדינת תל אביב. כמעט שאלו אם צריך דרכון להגיע אלי. הלקוחה שפתחה לי את הדלת (לאימון טלפוני, עוד לפני שהיתי טכנולוגית) פשוט התעקשה איתי:

אני לא אסע אליך. חבל לי על הדלק. ואין לי בייביסיטר.

גיליתי את הקסם של שיחות וידאו. הן פורצות את המחסום הגיאוגרפי. היום אני לומדת מהמורים הטובים בעולם בקביעות, עובדת עם כל מי שרוצה לעבוד איתי (בארץ מכל מקום, ישראלים בחו"ל, ומדי פעם השם שלי זולג אפילו לאיזה אירופאי או אמריקאי). בעזרת הזום הנחיתי קבוצות, שנים, כל הזמן, וגם שיחות אישיות. תענוג. ואין מה להשוות לרמה של סקייפ.

זה לא רק עניין של גיאוגרפיה. יש אנשים ממש עסוקים שלקחת חצי יום לנסיעה לא יעבוד להם. אנשים שלא נוהגים. ביישנים מאוד. שכירים שרק פנויים בערב, ולי אין משרד בערב. שיחת וידאו פותרת הכל.

גוגל קלנדר

https://calendar.google.com/calendar/

שנים השתמשתי ביומן נייר. כתבתי בו בעפרון, והיתי מאוד שמחה. לא הבנתי למה צריך משהו אחר. מה שכן, היתי חייבת להיות צמודה ליומן 24/7. והיה קצת טרטור לקבוע פגישות חוזרות ואז להזיז את זה. אוף, היה צריך למחוק הכל ולכתוב מחדש. וככל שהיו יותר לקוחות זה הפך לבלתי נסבל.

פחד, פחד – היום אני לא מבינה מה לקח לי כל כך הרבה זמן. פתחתי את הקלנדר, שיחקתי איתו קצת להבין קובעים פגישה, ואז עברתי על יומן הנייר שלי והעברתי את כל מה שהיה כתוב בו לקלנדר. מאותו הרגע יכולתי לגשת ליומן מכל מחשב או טלפון. פתאום היה מאוד קל לקבוע דברים, לראות מאוד קדימה (לשנה הבאה, מה שבכלל לא נמצא ביומן נייר), לראות שבועות, לראות חודשים, לכתוב המון ביום אחד. הכל.

בהמשך היו עוד יתרונות קטנים ונחמדים. אם כתבתי בתוך הקלנדר את הכתובת של הפגישה, אז באותו היום, כשנכנסתי ל waze, הוא כבר ידע לאן נוסעים. ובעיקר, זה הוביל אותי לדבר הבא ששינה את חיי:

אתר לקביעת פגישות – scheduler

http://www.scheduleonce.com/

אם להשתמש בגוגל קלנדר היה כמו ללמוד לכתוב, להשתמש ב – scheduler היה כמו ללמוד הקלדה עוורת (המלצה חמה, וזה לא כזה קשה כמו שזה נשמע! אפילו את ילדי לימדתי).

בעזרת האתר הזה ותשלום צנוע של כמה דולרים לחודש, אתם מקימים לכם דף שבו לקוחות יכולים לקבוע פגישות לעצמם, ביומן שלכם. בהתאם למה שפנוי לכם (איך הוא יודע? זה מקושר לגוגל קלנדר שלכם, כמובן, או לכל יומן אחר ברשת), בהתאם למה שהגדרתם (ימים ושעות פנויים, כללית או ספציפית), בהתאם אפילו לאזור הזמן שלכם ושלהם, בהתאם לרווח שהגדרתם שצריך להיות בין קביעה לקביעה, הכל.

יש קצת עבודה להגדיר את ההגדרות (זמנים פנויים, רווח בין פגישות ועוד), וזה דורש מכם לוודא שאכן כל הגוגל קלנדר שלכם מעודכן – שכל מה שיש לכם באמת מופיע שם, ובזמן הנכון ובאורך הפגישה הנכון. אישית, לקח לי 6 שעות לעשות את כל ההגדרה וההתאמה הזו כמו שצריך.

אבל זהו! מאותו הרגע, הקסם קורה. לא להאמין איזה אחוז גדול מהמייליאדה שהסתובבה לי באינבוקס – היום זה עלול להיות וואטסאפים – היתה קשורה לתיאום שיחות. פעם זה היה נראה כך:

  • לקוחה: "מתי את יכולה?…"
  • אני: נותנת 3 אפשרויות (רק לתת אפשרויות לוקח כמה דקות של הסתכלות ביומן!)
  • לקוחה (אחרי יומיים): – אני רוצה את האפשרות השניה
  • אני: אוי, אני ממש מצטערת. זה כבר לא פנוי. הנה עוד אפשרויות (שוב לקח לי זמן לכתוב לה אותן)
  • וכך הלאה. זה יכול להיות אינסופי וממש לאבד ככה לקוחות…

היום זה נראה כך:

  • לקוחה: מתי את יכולה?
  • אני: הנה הלינק ליומן שלי. מחכה בשמחה שתקבעי לך!
  • מייל שאני מקבלת מה schduler: הלקוחה x קבעה איתך בתאריך ושעה y.

תענוג. זה אגב טוב לא רק לקביעות עם לקוחות. כשארגנתי כנס ואנשים רצו לשוחח איתי, מדי פעם איזה ראיון טלפוני, פגישת קפה חברתית באמצע היום, כל דבר. הנה הלינק שלי לקביעה, help yourselves.

והנה באמת הלינק שלי. ככה זה נראה.

וכמו שאמרה לי קולגה מוערכת,

Since I have a scheduler, almost all the time I'm almost booked.

זה נכון. באמת קל יותר ללקוחות לקבוע איתנו, והם באמת מנצלים יותר את האופציה הנהדרת הזו…

אגב, קולגה וחבר טוב כתב סריקה מקיפה על כלי ניהול יומן כאלה – כולל חינמיים. מומלץ.

סליקה דרך הרשת (קבלת כרטיסי אשראי)

https://www.myofficeguy.com

לא רק אפליקציות תשלום! אפליקציות הן כיפיות, אבל הן דורשות תקשורת ישירה איתכם. אם תוכלו לכבד כרטיסי אשראי, יוכלו לקנות מכם יותר בקלות, ולכן – יותר.

תמורת בערך 80 ש"ח לחודש (ויש עמלה על תשלומים שמתקבלים – שלי זה 1.2%), אתם יכולים לקבל בקלילות תשלומים דרך כרטיסי אשראי. קשה לתאר את התענוג שבהחלפת תהליך של:

  • לקבל צ'קים או מזומן
  • להפקיד אותם
  • לרשום חשבונית
  • לסרוק ולשלוח אותה ללקוח
  • לדווח על זה לרו"ח או להכין דו"ח בעצמנו –

בתהליך של:

  • שליחת לינק לתשלום
  • קבלת מייל שאומר שהופקד התשלום (חשבונית כבר נשלחה ללקוח אוטומטית),
  • וכשצריכים להגיש דו"ח, המערכת פשוט נותנת דו"ח מוכן כולל הכל.

(כשבעצם, בשוטף, לא צריך לעשות כלום, כי לקוחות כבר מכירים את הלינק. פשוט תקבלו מיילים ששילמו לכם)

פתרונות חינמיים אחרים הם:

  • אפליקציות תשלום, כמובן. bit, pay, paybox. שווה להתקין את שלושתן, אבל לא לכולם זה נוח
  • פייפאל – עמלה יותר גבוהה
  • הפקדה בנקאית – כולל הוראת קבע, אם הם רוצים לשלם בתשלומים – קל לעשות זאת דרך האתר של כל בנק.

אבל באמת, לאפשר ללקוחות להשתמש בכרטיסי אשראי שלהם מקל עליהם. מתה על זה.

בדקתי כמה אפשרויות, ואחרי שכמה שנים היתי מרוצה מאוד עם אישורית (קארדקום),
עברתי לפני כמה שנים ל"אופיס גאי". משלמת פחות ומקבלת שירות פשוט מושלם.
ככה נראה דף התשלום של הספר שלי, למשל.
 

אם אתם רוצים להצטרף לאותו שירות, הצטרפו דרכי בלינק הזה ואז תקבלו הנחה וגם אני.

מערכת דוור אוטומטית חינמית

https://mailchimp.com/

אני מקווה שהחלק הזה במאמר שלי מיותר. לא חוקי בארץ לשלוח מיילים פרסומיים ללא אפשרות הסרה מהרשימה, ואם אתם לא משתמשים במערכת מסודרת – קשה מאוד להסיר אנשים מרשימה שלכם כמו שצריך. זה גם מעיק עליהם אם הם צריכים להשיב לכם למייל ולבקש הסרה (לא נעים). בקיצור, לשלוח מיילים לרשימה דרך המייל האישי שלכם – זה לא מקצועי וזה פויה. אל תעשו את זה.

דרך מערכת מסודרת, למשל "רב מסר" שאהבתי במשך שנים, ועכשיו אני עם מיילצ'ימפ, אתם שולחים מיילים רק למי שביקש (ותמיד יכול לרדת, ולא יהיו לכם פשלות של לשלוח לו שוב). אתם רואים מי פתח איזה מסר, ואילו מסרים יותר פופולריים. אפשר לקשר דפי נחיתה ישר למערכת הדוור, כך שמי שנרשם לניוזלטר או לקבל מכם מדריך, יעבור אוטומטית לתוך רשימת התפוצה.

כשיהיו לכם בערך 1000 לקוחות ברשימה היא תתחיל לייצר לכם עבודה. שזה בכלל כיף. נכון, צריך קצת ללמוד איך לדוור (לא להציק, לא יותר מדי – אני שולחת רק פעם בשבוע), על מה כן לכתוב… אבל זה לא קשה מדי, לי זה כיף, וזה מתגמל. מיילצ'ימפ חינמית רק עד 2000 נרשמים, אח"כ קצת יקרה, אבל לי – אם אני מסננת את אלו שלא פתחו הרבה זמן מיילים, זה גודל מספיק כבר שנים.

האם מיילים עדיין רלוונטיים בעידן הוואטסאפ והמסנג'ר? לטעמי כן, וזה תלוי בגיל ובסגנון של הקהל שלכם. אני עדיין מקבלת הרבה עבודה מהמיילים שאני שולחת. עם זאת, כדאי גם להתקדם:

אופציה מעודכנת – קבוצת וואטסאפ

בשנה וחצי האחרונות אני משתמשת גם בקבוצת וואטסאפ. זה נהדר, כי הרבה מהמיילים לא מגיעים ליעדם, וואטסאפים כן. עדיין שווה בעיני להשתמש בכל האופציות השונות, בגלל טעמים והעדפות שונים של הקהל. אל תתרגשו ממגבלת מספר המשתתפים בקבוצה – אפשר לפתוח כמה קבוצות. אתם מפרסמים באתר או בפרסומים שלכם לינק להצטרפות, וזה מצטבר.

אנשים גם עובדים עם תוכנות שיוצרות סדרים אוטומטיים במסנג'ר של פייסבוק. אני בעד כל צורה שנוחה לאנשים לקבל מאיתנו תקשורות.

רוצים להרגיש איך זה להיות בקבוצת וואטסאפ כזו? ואז אולי תוכלו לפתוח משהו מקביל בעצמכם? מוזמנים לקבוצה שלי. לא אוהבים, אתם בחוץ בקליק. כך גם הקהל שלכם, יכול להכנס ולצאת. אתם מגיעים בדיוק למי שמעוניין.

רק לא להעלב כשעוזבים – אם אתם מתאימים לכולם, זו לא מחמאה גדולה.

לצאת מקבצים על המחשב – לעבוד ישר בתוך Google Drive

https://drive.google.com/drive/

עזבו אתכם מקבצים רק על המחשב הזה או מחשב אחר, עזבו אתכם ממחשב מתקלקל או הולך לאיבוד ומאבדים חומר. הכל על הדרייב. ממש קל. יוצרים ועורכים את הקבצים ישר בתוך הדרייב (נכנסים לאתר הזה, ומתחילים לשחק קצת – לראות איך יוצרים קובץ, איך מעלים לשם חומרים). הכל מסודר יפה בתיקיות. קל לחפש ולמצוא. קל לשתף קבצים עם לקוחות או קולגות. כיף.

אם אתם עובדים עם קבוצה ממדינות שונות

http://www.timeanddate.com/worldclock/meeting.html

כנראה לא רלוונטי לרוב האנשים, אבל למי שכן – אם אתם לא מכירים את האתר הזה, שווה להכיר. אתם קובעים את האירוע שלכם (מן הסתם, קורס אונליין או ובינר), ושולחים לינק – שבו כל אחד רואה את הזמן הנכון אצלו.

הנה דוגמא ללינק להמרה לזמן מקומי של פגישה ראשונה של קורס אונליין שסיימתי לא מזמן.

מקווה שתאמצו לעצמכם לפחות דבר חדש אחד….

זריקת אנרגיה יומית

אני שולחת כל יום הודעת וואסטאפ קצרה. רעיונות, עידוד וכלים.
רוצים לקבל הודעה? כאן מצטרפים.

חומרים מקצועיים למאמנים

רוצים עוד? חומרים מקצועיים למאמנים. כווני חשיבה חדשים ודחיפה עדינה קדימה.
כאן מזמינים ללא תשלום:

אולי יעניין אותך גם: