עסוקים? שאפתנים? אבל גם רצים אחרי הזנב של עצמכם? פועלים המון אבל לא מספיקים מספיק, לא מסופקים מספיק, ומרגישים שאתם מפספסים משהו? בואו ננסה לעזור לכם לנהל את הזמן יותר ברוגע, כך שתוכלו לנצל את הזמן שיש לכם בצורה הכי טובה.
מחסור גובה מס
בספר מעולה בשם "מחסור" (Scarcity), המחברים שפיר ומולנייתן מסבירים על ה"מסים" שאנחנו משלמים על סוגים שונים של מחסור. אם חסר לנו כסף, אנחנו עלולים לשקוע בחובות. זה יקר! נשלם ריבית על המינוס. ריבית היא עוד כסף שיוצא מכיסנו, רק כי היה לנו מחסור. המחסור גובה מס ומגדיל את עצמו.
אותו דבר עם זמן: אם חסר לנו זמן, אנחנו עלולים לשקוע בחובות, למשל להתחיל להתקרב ולאחר לכל מיני דדליינים (אבי קורא להם "דדי ליין" :-)). ככל שאנחנו מפגרים בזמנים, כך אנחנו מתחילים לשלם מסים רגשיים, מנטליים ופרקטיים: אנחנו לחוצים, האינטלגנציה-בפועל שלנו יורדת, אנחנו עושים עבודה גרועה יותר, ולוקים ב"חשיבת מנהרה" שמתוכה אנחנו כמעט לא יכולים לחשוב קדימה. אנחנו עסוקים בכיבוי שריפות, ומרגישים בהתאם.
יתכן שאפילו יש לנו משימות שגדלות ככל שדוחים אותן! מרפאה בעיסוק סיפרה לי שהיא שונאת לכתוב דוחות אחרי הטיפולים, ולכן דוחה את זה במשך חודשים. העניין הוא, שככה לוקח לה בערך פי 10 יותר זמן (שעות) לכתוב אותם, מאשר אם היתה כותבת אותם באותו היום (דקות). זה מס שהיא משלמת, כמו ריבית, על מחסור בזמן.
לפני שנמשיך: אם נושא ניהול הזמן הוא נושא כואב אצלכם כמעט מאז שאתם זוכרים את עצמכם, ולמרות כל מה שניסיתם – יש סיכוי שאתם שייכים למועדון קשיי הקשב. יש לי קורס מעולה עבורכם – להצליח עם הפרעת קשב.
שיבוץ חדרי ניתוח
באותו הספר המחברים מתארים ניסוי שנעשה בשנת 2002 בבית חולים במיזורי, ארה"ב. הבעיה היתה שחדרי הניתוח סבלו מעומס עצום. החדרים היו בתפוסה מלאה כל הזמן, ואז, כשנכנסו ניתוחי חירום – 20% מהפעילות – ניתוחים נדחו, צוותים עבדו שעות נוספות ואפילו בשעות הלילה. יועץ חיצוני הציע פתרון שנראה מרתיע מאוד ואפילו מופרך: להשאיר חדר ניתוח אחד פנוי, בלי לשבץ בו ניתוחים.
מה? להשאיר חדר פנוי? גם ככה חסרים לנו חדרי ניתוח!
אבל כבר ניחשתם מה קרה. הכל השתנה. לא היה צורך להזיז עוד ועוד ניתוחים. בפועל הצליחו לבצע 5% יותר ניתוחים. ירדו דרמטית מספר הניתוחים המאוחרים ורוב הסטרס והבלגן נפתרו.
אם אתם משבצים עד הסוף
האם אתם מתכננים את היום והשבוע שלכם כמו בית החולים הזה, בלי חדר פנוי לניתוחי החירום – אותם בלת"מים ("בלתי מתוכננים") שהם, כמובן, צפויים לחלוטין? אם אתם קובעים לעצמכם לעבוד (בעבודה או עבור לקוחות) חמישה ימים בשבוע מהבוקר ועד לערב, ובשישי לעשות קניות ולנקות את הבית – התשובה חיובית. אתם משבצים את כל חדרי הניתוח עד הסוף.
בכל שבוע יהיו לכם משברים, איחורים, סטרס ובלגן. כל תור רפואי ילחיץ אתכם. לקחת את האוטו למוסך. מסיבת סיום של הילד. אין זמנים פנויים, ולכן הכל חירום ושריפה. התכנון המקורי שלכם (גם אם הוא לא מודע) מכתיב את הבלגן והסטרס האלה. זה לא יכול לעבוד בצורה רגועה. זה בדיוק כאילו תכננתם את התקציב שלכם כך שהשכר שלכם מכסה בדיוק את המשכנתא, האוכל בסופר והביטוחים. אתם תכננתם מראש את המינוס שלכם שילך ויגדל.
סידורים דורשים יום בשבוע
בתור כלל אצבע, אפשר לומר שסידורים דורשים בערך יום בשבוע, או לפחות חצי יום. תלוי בכל מיני גורמים – ילדים, חיות מחמד, הבית שלכם ועוד. זה יכול להיות גם יותר מאשר יום בשבוע. עצמאים – אנחנו צריכים יום בשבוע לשיווק. יתכן שזה מחריד אתכם, כמו התגובה של הנהלת בית החולים בניסוי.
מה? מאין יש לנו יום פנוי בשבוע?
העניין הוא כזה: אם נשבץ את השבוע שלנו עד הסוף, בלי להקצות זמנים לנושאים הנוספים האלה, נמצא את עצמנו באחד משני המצבים:
- כיבוי שריפות: אנחנו נערוך את ניתוחי החירום, כי הם ניתוחי חירום. אנחנו ניקח את האוטו למוסך, ונשב בסופו של דבר על דוחות המס, וניקח את הילדים לרופא השיניים – אבל בלחץ ובבלגן. נאחר דדליינים בעבודה, נפר הבטחות, נפגע בשירות שלנו ללקוחות, או נוותר על הספורט והמנוחה שלנו – כי חייבים לעשות את הדברים הללו.
- הזנחה ותשלום מס: לא נלך לרופא השיניים ולשיננית ובסוף נמצא את עצמנו בטיפולי שורש. נזניח את הגוף שלנו עד שנסבול מחלות וכאבים. עצמאים – לא נשווק.
המס על שיבוץ הזמן שלנו עד הסוף, בלי להשאיר מרווח, הוא עצום. פיזי, רגשי ומנטלי.
מי מחליט מה נעשה?
אם שיבצנו את כל הזמן שלנו עד הסוף במשימות השוטפות, ועכשיו מגיעים (כמובן) כל אותם בלת"מים וגם נושאים שאנחנו רוצים לקדם (כמו הבריאות, היחסים, ההתקדמות העסקית שלנו) – מה נעשה? מה יקרה בפועל? יש שתי אפשרויות:
- אקראיות. נפעל בצורה אקראית. לפי מה שנזכור במקרה או יצוץ. נכבס כאשר יגמרו לגמרי הבגדים הנקיים, וזה יקרה ברגע אקראי.
- כל הלוחץ זוכה. מי שיפעיל עלינו יותר לחץ, יקבל מאיתנו מה שהוא צריך. נפגוש את החברה המעצבנת ביותר, שמצלצלת ומנדנדת לנו להיפגש. לחברה שאנחנו מעדיפים לא ישאר לנו זמן.
חשוב ולא-דחוף
מכירים את ארבעת הרביעים של סטיבן קובי? הוא מחלק את מרחב המשימות שלנו לשני צירים: חשוב, ודחוף. יכולות להיות לנו משימות מארבעה סוגים:
- חשובות ודחופות (רוב המשימות של אנשים יעילים),
- דחופות ולא חשובות (לאפות פשטידה לאירוע מיותר… כל מיני ניג'וסים שכנראה ראוי לסרב להם ולהכחיד מחיינו),
- לא דחופות ולא חשובות (התמכרויות, בזבוזי זמן)
- חשובות אך לא דחופות. הרביע הרביעי והחשוב ביותר.
אותם נושאים "חשובים ולא דחופים" הם אלו שיכולים לשנות את חיינו, ה-game changers, התשתית. לכתוב ספר בתחום שלכם. ללמוד קורס בתחום חדש. לצאת לריטריט. לישון, לשחות, לרוץ. לבלות סופ"ש ללא הפרעה עם הילדים או בן הזוג שלכם. לקרוא ספר.
אלו המעשים שיכולים לחלץ אותנו מציפורני ה"חשוב והדחוף" שאנחנו לכודים בו כשאנחנו עסוקים מכדי להתקדם. יש לקוחות שמגיעים אלי ואין להם לא זמן ולא פנאי מנטלי אפילו להקשיב לפודקאסט אחד. הזמן שלהם מלא עד הסוף באותו "דחוף וחשוב" ואין מרווח שבו אפשר לטפל בנושאים שיקדמו אותם וישנו את חייהם.
מי שסובלים מהנושא הזה יותר מאחרים הם אנשים עם הפרעת קשב ברמה זו או אחרת. לכם קשה במיוחד לתכנן קדימה ולתעדף את החשוב ולא דחוף. גאבור מטה קורא לזה "forgetting to remember the future". עבורכם יש פתרונות יחודיים בקורס.
תוכנית ריאלית
לקוחה אמרה לי בצער, אחרי שדיברנו על הנושאים האלה:
אם אני כנה עם עצמי, אני מבינה שאין סיכוי שאספיק את כל מה שתכננתי לתקופה הקרובה.
נכון. רובנו לא יכולים בכלל להספיק את כל מה שתכננו, בדיוק כמו אותו בית חולים, ואם לא נתייצב מול העובדה הזו נמשיך לפעול באקראיות, תחת לחץ, נסבול סטרס ובלגן וגם נשלם מיסים ישירים על האיחורים והבלגן שלנו.
מה עושים? מוותרים, במודע, על חלקים של התוכנית שלנו. בונים תוכנית אחרת, צנועה וריאלית יותר. מקצים זמנים – לא ארוכים מדי – בהם אנחנו נתעקש לעבוד על הפרויקטים החשובים ביותר שלנו. זמנים כאלה נקראים NNT – non negotiable times. וגם, מקצים זמנים לביורוקרטיה, לסידורים, לבריאות שלנו, לבית ולילדים. תוכנית ריאלית תהיה בהכרח צנועה יותר. מצד שני, תהיה לנו תוכנית ריאלית לפעול לפיה.
דיברתי עם מתכנתת שעובדת מהבית, עם ילדים בחינוך ביתי. הם די גדולים, ועדיין, צריכים פה ושם הסעה, ארוחה או תשומת לב. בבוקר היא מצליחה לעשות ספורט, אבל בהמשך היום, בעצם – מצליחה לעבוד כמעט רק בפגישות. היא עובדת שעה ואז הילדים צריכים משהו. או שהיא רוצה להתחיל משימה ומבינה שאין טעם, כי בעוד שעה כבר תצטרך לצאת להסעה. לפעמים הבוסית לוחצת, היא לא יכולה להתייחס לילדים והם נעלבים או מנדנדים. היא מצליחה לעבוד מעט מאוד. היא מבריקה, כך שמרוצים ממנה בעבודה, אבל היא מכבה שריפות ולחוצה רוב הזמן.
תכננו תוכנית: היא עושה ספורט בבוקר ואז עובדת 4 שעות ברצף פחות או יותר, עד לארוחת הצהריים. בזמן הזה אין הסעות, אין קפה עם חברה, גם אין תורים רפואיים וסידורים. זה ה-NNT שלה, 4 ימים בשבוע לפחות. זה הזמן שהילדים שלה צריכים להסתדר בעצמם, והיא תיקשרה את זה איתם. אחר כך הם אוכלים יחד ארוחת הצהריים, ומתכננים את המשך היום. שם נכנסות ההסעות, הסידורים וכל מה שצריך. זה נשמע מעט, לעבוד 4 שעות ביום, אבל זה יותר ממה שקרה בפועל כשתכננה לעבוד 8 שעות, בתוכנית לא ריאלית (כמו בבית החולים, זוכרים? כשהשאירו חדר פנוי הם ביצעו בפועל יותר ניתוחים). הילדים הסתגלו בצורה נהדרת והכל נרגע. זה לא רק עניין של זמן – איכות העבודה משתפרת כשאנחנו יותר רגועים, ואנחנו יכולים לגשת למשימות עמוקות יותר וארוכות טווח. קטנים "תשלומי המס על המחסור".
לקוחות אחרים, אנשי אקדמיה בשנים הראשונות בתפקיד, הגיעו למסקנה העצובה-אך-מרגיעה שבמהלך הסמסטר הם לא יכולים להגיע לעסוק במחקר שלהם. הם צריכים להכין וללמד את הקורסים, ואלו גם שנים של ילדים קטנים. במקום התסכול והמלחמה האינסופית להצליח לבצע תוכנית לא ריאלית, הם מקצים את הסמסטר להוראה ואת החופשות למחקר. יותר רגוע ולכן יותר פרודוקטיבי, אפילו אם רק קצת יותר פרודוקטיבי.
שמיכה קצרה מדי
כואב להכיר בכך שאנחנו מושכים שמיכה קצרה מדי מצד לצד. זה מה שמנע מאיתנו להתייצב מול מציאות חיינו עד עכשיו. מצד שני, זה יעזור לנו להפסיק להלקות את עצמנו. זה לא שאנחנו לא יעילים, לא מצליחים ולא ממוקדים. אנחנו בחרנו במודע למשוך שמיכה קצרה מצד לצד, ועכשיו נצטרך להתמודד עם זה שלפעמים נפסיד את הספורט ולפעמים נפסיד את ההשכבה של הילד, לפעמים נוותר על אירוע נטרווקינג די חשוב ולפעמים נאכל קופסת טונה ותפוח לארוחת הצהריים.
אחותי פעם התלוננה בפני שהיא לא הספיקה הרבה ממה שתכננה לאותו היום. היא סיפרה מה תכננה ואמרה לי,
את יותר יעילה, את בטח היית מספיקה את הכל.
לא, אמרתי לה,
ההבדל היחיד בינינו הוא שלא היתי מעלה בדעתי שאפשר להספיק את כל זה ביום אחד. זה לא ריאלי.
אנחנו צריכים לשבת מדי רבעון, שבוע ואפילו מדי יום, להתבונן בתוכנית שלנו וברשימת המשימות שלנו, ולהחליט בקור רוח מה יקרה היום והשבוע, או ברבעון הקרוב, מה לא יקרה, ולעדכן את התוכנית שלנו, כך שתישאר ריאלית.
אולי יש משימות שלכם שלא יכולות לקרות. אולי אתם לא יכולים לארח חברים של הילדים מדי יום. אולי יש חוג מסוים של הילד או טיפול שמקריסים את המערכת. הם בזמן שמשבש לכם מדי את הלו"ז. אולי אתם מבינים שפרויקט מסוים לא יקרה כרגע, ואתם מחליטים על זמן אחר. את זה אני אעשה באפריל. העיקר שנהיה ריאליים ונפסיק להלקות את עצמנו שלא עמדנו בתוכנית שבכלל אי אפשר לעמוד בה.
לנהל יחסים בצורה שקופה
יתכן שיש לכם בלגן מובנה, מתוכנן (בצורה לא מודעת) גם במערכות היחסים שלכם, במיוחד סביב בילוי זמן משותף ביחד. כמו שסיפרתי על המתכנתת, שלא קבעה עם ילדיה זמנים קבועים, זה יכול לקרות גם במערכות יחסים אחרות. מתוך הלחץ והכאוס בחייכם ובלו"ז שלכם, וההרגל לפעול מתוך לחץ, לימדתם אנשים סביבכם ללחוץ עליכם. יש לי לקוחה אקדמאית עסוקה, עם בן זוג פחות עסוק. הם לא גרים ביחד, ותמיד רבים על זמני הפגישות. שאלתי אותה כמה פעמים היה טוב לה להיפגש איתו. היא אמרה שהכי טוב לה לפגוש אותו 3 פעמים בשבוע. הוא היה רוצה להיפגש איתה כל יום.
האם תקשרת איתו את הימים שאת רוצה לפגוש אותו?
שאלתי, יודעת את התשובה.
לא, ענתה,
אני אומרת לו שאשתדל להגיע אם אספיק. ואז אני יושבת בלחץ על המאמר ולפעמים מגיעה בשעה 10 בלילה אליו, או שאומרת לו שאני כבר לא מסוגלת.
שומעים את הדינמיקה? הנושא הזה יוצר מריבות קבועות, לחץ ואכזבה.
אם תבנו לעצמכם תוכנית ריאלית ותתקשרו אותה עם אנשים בחייכם, זה ישנה את הכל. יתכן שתצטרכו לעשות מו"מ, אבל בסופו של דבר תהיה לכם תוכנית ריאלית. אנשים ידעו לא רק מתי אתם לא זמינים אלא בעיקר ידעו מתי אתם כן זמינים עבורם, ויוכלו להירגע סביבכם ולא ללחוץ ולנדנד.
זה קורה גם עם תקציב של ילדים גדולים. אם אין לכם תקציב עבורם, אתם כופים עליהם לנג'ס לכם וללחוץ עליכם עבור כל הוצאה שלכם. תקציב ריאלי יהיה יותר גדול ממה שאולי חשבתם, בדיוק כמו שתוכנית זמן ריאלית תהיה יותר צנועה מאשר הפנטזיה שלנו.
מה עושים עכשיו?
אני מקווה שעזרתי לכם קודם כל לרכך את הביקורת העצמית שלכם. אתם לא לחוצים ומוטרדים כי נכשלתם במשימות שלכם אלא כי לקחתם על עצמכם יותר מדי משימות ופעלתם ללא תוכנית ריאלית.
נסו להוריד את הנושא הזה אל הקרקע.
- איפה הגזמתם במשימות שלכם? אילו משימות שלכם תצטרכו לשחרר או לדחות?
- איך אפשר לעשות את זה? עם מי צריך לתקשר?
- מה עם מערכות יחסים? עם מי סביבכם לא תאמתם בצורה ריאלית מה ומתי הם יכולים לקבל מכם?
- אם יש לכם הפרעת קשב או בלגן מתמיד בזמנים, זה הקורס עבורכם.
אני כאן לעזרה. בהצלחה!
